El apartado es una dirección postal existente en las oficinas de Correos, asignada a una persona física (el titular principal), jurídica o institución pública o privada, de forma singularizada.
Consiste en un número o serie alfanumérica y para mayor comodidad tiene la opción de entrega a domicilio.
El depósito de envíos se hará en casilleros cerrados ubicados en las dependencias postales.
Cuando no existan casilleros disponibles o el volumen, tamaño o naturaleza de los envíos lo exija, la correspondencia se depositará en el interior de las oficinas. SGIE genera una relación de envíos registrados para cada apartado, que se deposita en el casillero.
La vigencia del apartado es de fecha a fecha desde el 15/06/2015, es decir, en los anuales desaparece el año natural, igualmente ocurre con los trimestrales y mensuales. Como excepción, la vigencia de los apartados anuales suscritos con anterioridad a la entrada en vigor de la modificación citada, (el 15/06/2015), sigue siendo el año natural.
El pago de la suscripción del apartado puede hacerse en:
La edad mínima para contratar un servicio de Apartado es de 18 años, salvo que se trate de un menor emancipado, en cuyo caso, también se considera válida dicha contratación. Solo podrán recibir correspondencia en los apartados los titulares de los mismos.
La suscripción de un apartado requiere cumplimentar y firmar el formulario de suscripción dirigido a la oficina donde desee hacer uso del mismo. Debe presentarse sin tachaduras ni enmiendas, si las lleva se debe indicar al cliente que rellene una nueva solicitud. En este formulario se indicará la duración del apartado, anual o trimestral, cuando se trate de un apartado 24/7 también puede ser mensual. Si el apartado es anual, el solicitante tiene la posibilidad de marcar el chek de autorización a domiciliar el pago de la renovación anual del contrato de Apartado. En función del tipo de suscriptor:
Persona física: Con la petición, el interesado debe presentar el original del documento oficial de identificación personal. En el mismo acto se comprueba su veracidad, devolviéndose éste a su titular, sin que sea necesario quedarse con copia del mismo.
El empleado debe firmar y detallar su NIP en la solicitud, en el lugar habilitado para ello, como prueba de haber cotejado todos los datos.
Persona jurídica: La solicitud llevará el sello de la entidad e incorporará los datos y la firma de la persona con capacidad suficiente para representarla a estos efectos. Se acompañará la solicitud con alguno de los siguientes documentos:
NO hay que quedarse con copia de dichos documentos una vez comprobado que la persona que firma es quien aparece con capacidad de representación y el empleado debe firmar y detallar su NIP en la solicitud, en el lugar habilitado para ello, como prueba de haber cotejado todos los datos.
Entidad u organismo público: la solicitud deberá llevar también el sello oficial de dicho organismo. Los documentos que habrán de acompañar a la solicitud para realizar las comprobaciones de representación son:
Personas autorizadas: En el caso de los apartados con titulares adicionales será necesaria la conformidad de todos los titulares puesto que la autorización hace referencia a la correspondencia de todos los titulares. En el momento de realizar la autorización, los titulares del apartado deben presentar fotocopia del documento oficial de identificación de los autorizados, registrándose los datos en IRIS. Si se realiza en el momento del alta se realiza desde Contratación, si se realiza "a posteriori desde Mantenimiento.
A los clientes interesados en suscribir un apartado, se les facilitará el impreso de suscripción (anexo I a, anexo I b y anexo II), según corresponda, que deberán cumplimentar y firmar.
El impreso de suscripción de apartado se encuentra publicado en Conecta>>Información y gestión>>Procesos>>Procesos de Oficinas>>Operativos>> Apartados>>FORMULARIOS DE APARTADOS:
Las oficinas de Correos y Telégrafos prestan el servicio de apartados postales con uno o varios titulares, previa suscripción y abono de la tarifa correspondiente. Las oficinas auxiliares podrán prestar este servicio gestionando la suscripción a través de la oficina de nivel técnico de la que dependan.
Los apartados postales pueden tener un único titular o titulares adicionales hasta un máximo de cinco titulares (un titular principal y cuatro titulares adicionales) y tres personas autorizadas para retirar los envíos recibidos. Sólo los que figuren como titulares pueden recibir envíos a su nombre en el apartado. Cabe añadir que un apartado particular puede tener como suscriptores a personas físicas y jurídicas indistintamente.
La persona física o jurídica interesada en la suscripción de un apartado debe formalizar su petición cumplimentando y firmando la solicitud. Si en la solicitud figuran personas autorizadas, también se debe aportar el documento de identidad para comprobar la veracidad de los datos, sin ser necesario quedarse con copia del mismo.
Durante la vigencia de la suscripción, el primer titular podrá solicitar por escrito la baja del resto de cotitulares, o de alguno de ellos, así como la cancelación total de la suscripción.
En el apartado se permite la recepción de cualquier tipo de envío de los que circulan por Correos. En la dirección del envío podrá figurar el nombre de la persona o cualquiera de los titulares que suscriben el servicio y el número de apartado, o sólo el número de apartado. La entrega de los envíos o servicios se realiza con idéntico criterio al establecido para la entrega domiciliaria, según tipo y modalidad. En el supuesto extraordinario de que se reciban envíos certificados o registrados en los que figura sólo el número de apartado, se entregarán de forma personalizada al titular o titulares del mismo o a las personas autorizadas por éste o estos.
Para poder realizar la contratación de un apartado es necesario que el rango esté dado de alta en IRIS, esto se realiza desde: Gestión>>Apartados>>Rango, dentro de este menú se despliega el combo de tipo de apartado, se elige el que se desea crear el rango y se acepta la operación, a continuación ya pueden contratarse apartados de esa opción a la que se ha creado el rango. Los rangos deben adaptarse al número de casilleros existentes en la oficina y en las localidades en las que hay más de una oficina se ha de saber la numeración que corresponde a cada una de ellas para que no haya errores de encaminamiento de los envíos.
Una vez recibida la petición de suscripción, se procede a dar de alta la solicitud en el sistema IRIS. Para realizar la suscripción en el sistema IRIS se procede de la siguiente forma: IRIS> Menú Admisión> Apartados> Contratación. En las pantallas que muestra IRIS, hay que cumplimentar:
Cumplimentar datos de los suscriptores. El titular del apartado particular podrá, en el momento de la suscripción o en una fase posterior, identificar a titulares adicionales para recibir envíos como destinatarios en el apartado.
Si el alta de nuevos suscriptores se realiza a "posteriori" se accederá a Iris>> Menú Inicio» Admisión» Apartados» Mantenimiento Contratación Apartados. Se localiza el número de apartado al cual se tienen que añadir los nuevos suscriptores, y se cumplimentan los datos.
En las oficinas con oficinas dependientes, es necesario grabar los datos de los apartados en el desplegable de la unidad dependiente para que los datos pasen al SGIE de esa dependiente si es informatizada.
Al dar de alta un apartado en IRIS, si el solicitante ha marcado en el impreso de suscripción, el chek de autorización a domiciliar el pago de la renovación anual del apartado, introducir los datos de la cuenta.
Al dar de alta un apartado con titular o titulares con DNI o NIE, el sistema lanza una consulta a la AEAT para comprobar que los datos introducidos coinciden con los que tiene registrados y no permitirá dar de alta al titular si los datos no son correctos.
Los datos de los apartados postales y de los 24/7 introducidos en IRIS se volcarán automáticamente en SGIE de la unidad. El volcado se hace por la noche y a partir del día siguiente pueden verse los datos en SGIE.
En todas las oficinas aparecen tres apartados Especiales que no deben darse de baja, si es necesario se hará a nivel central:
Una vez registrados los datos del formulario en IRIS se validará mecánicamente el formulario, asignando el número de apartado y emitiendo ticket o factura por el cobro. Solo se ha de validar una vez el formulario y una vez firmado por cliente y operador, se realiza una fotocopia del mismo. Seguidamente se cobra el importe total que refleja IRIS, pulsando el botón "Cobrar bolsa". Los apartados FD y CCRI la cantidad a cobrar incluirá la cantidad determinada como garantía de franqueo (40% del franqueo correspondiente a la previsión de envíos a recibir durante un mes). Finalmente, se entrega al cliente la fotocopia del formulario de suscripción validado por la aplicación IRIS junto con el ticket de caja o factura. La oficina archiva las suscripciones de apartados, separando las de uno u otro tipo. Si el apartado dispone de casillero, se entrega una llave al titular del mismo, quedando una copia en la oficina.
Las solicitudes de suscripción, de inclusión de nuevos titules o autorizaciones que una vez dados de alta en IRIS se convierten en contrato, deben permanecer archivadas en la oficina, mientras el apartado no cause baja. No se deben dejar en la oficina, copia de otros documentos que presenten los clientes.
En las oficinas que tengan oficinas auxiliares dependientes con apartados, deberán tener perfectamente identificadas y separadas cada una de ellas.
Se hará una carpeta individualizada para cada apartado activo, en la que figure el número de apartado. Se ordenarán desde el 1 al último n° de apartados activos. Cada carpeta debe contener:
Es necesario informar al cliente que siempre que haya cambios en los datos que facilita en el impreso de suscripción debe comunicarlos para que se pueda actualizar en la base de datos y así poder prestarles un mejor servicio. Los cambios a posteriori se realizan en Iris>> Menú Inicio» Admisión» Apartados» Mantenimiento Contratación Apartados.
*En algunos supuestos, los clientes destinatarios titulares de apartados autorizan por escrito a la Unidad de Distribución para que sus envíos, en cuya dirección consta sólo el domicilio, sean depositados en el apartado. Una copia de la autorización de depósito de entrega en los apartados debe estar en poder de la unidad de entrega de la oficina, en la carpeta del apartado correspondiente. Una vez clasificados los envíos en el proceso de embarriado, se separarán del reparto y se reencaminarán a la Oficina. En el caso de los envíos registrados, financieros y telegráficos, previamente se habrán dado de alta los envíos en Unidad y reencaminado en SGIE para evitar la pérdida de calidad y trazabilidad del envío. Deberá facilitarse a la Oficina una copia de la autorización del destinatario. Queda exceptuado de este procedimiento la entrega de notificaciones administrativas dirigidas al domicilio, ya que por sus especiales características deberán seguir entregándose a domicilio, salvo que haya una petición formal de reenvío postal y que sea de aplicación a este tipo de productos. Este procedimiento se aplicará tanto a las Unidades que comparten local, como aquellas que, sin compartirlo, se encuentren próximos, o en todo caso, se asegure la puesta a disposición de la Oficina de todos los envíos a primera hora de la mañana junto con los envíos avisados en su enlace habitual, teniendo en cuenta el tipo de productos para los que se amplía la autorización y preservando siempre, tanto la trazabilidad de los mismos, como la calidad asociada a cada uno de ellos como obligación necesaria. De no cumplirse los criterios descritos, se devolverán los envíos a la U.R. para su correcto tratamiento y clasificación.
Renovación de Apartados: Se accede desde IRIS >>Admisión>>Apartados>>Renovación. Se realiza la búsqueda del tipo y número de apartado a renovar. Se ha incluido en las renovaciones opción para que los clientes firmen el conocimiento de la clausula RGPD.
Hay tres formas de renovación, pago domiciliado (banco), pago al contado y pago diferido (para clientes con contrato, que tienen incluido en su contrato la apertura y renovación de apartados).
Un cliente puede cambiar la forma de pago de la renovación de un apartado durante todo el período de vigencia del contrato (excepto el mismo día de la fecha de próxima renovación), para que sea efectivo en el próximo ejercicio.
Cuando Iris procese los apartados con pago domiciliado que han sido rechazados por el banco, se mostrará un nuevo aviso durante cinco días e indicando que hay 30 días desde la fecha de rechazo, bien para que el cliente renueve el apartado pagándolo al contado en la oficina, o bien para que la oficina proceda a darlo de baja.
Un apartado de pago al contado puede ser renovado por el cliente sólo en el período comprendido entre 15 días antes dela fecha de renovación y 30 días después de esa fecha. Pasado el plazo sin haber procedido a la renovación abonando la tarifa correspondiente, la oficina procede a la baja del apartado, pudiendo asignar el casillero a otro cliente. En el caso de los apartados FD, la fianza queda a disposición de Correos.
Los apartados trimestrales o mensuales, no admiten renovación, una vez cumplido el plazo, se dan de baja automáticamente, los anuales si, IRIS informa de la fecha de renovación y los apartados en los que hay que depositar el aviso de renovación en el casillero para avisar al cliente de dicha renovación.
El titular del apartado puede cancelar la suscripción en cualquier momento, entregando la llave del casillero en la oficina que procederá a registrar la baja. Si el primer titular solicita la baja del apartado, o no se produce la renovación en el período previsto, se considerará cancelada totalmente la suscripción, no pudiendo los titulares adicionales quedar en la condición de primero. Es responsabilidad exclusiva del primer titular comunicar a los titulares adicionales la cancelación del servicio.
Con la baja del apartado, el cliente deberá devolver la llave. Las tarifas están previstas como un pago único para cada anualidad, mes o trimestre, por lo que en caso de baja no procederá devolución de ninguna cantidad por este concepto.
La cancelación no genera devolución de importe alguno al cliente, salvo en el caso de los apartados FD en que se procede a la devolución de la fianza por la oficina, previa liquidación de los envíos pendientes de retirada.
Las bajas se realizan en IRIS>>Admisión>>Apartados>>Mantenimiento Contratación Apartados.
En las pantallas que informa IRIS, se localiza el tipo y número del apartado y se pulsa "baja".
Siempre que se produzca baja de un apartado ya suscrito se procederá a la sustitución de la cerradura, bien por intercambio con la de otro de los no contratados o por reposición de una nueva.
Si una vez dado de alta y entregado el contrato al cliente, este advierte que no es el apartado que deseaba, puede darse de baja, esto puede ocurrir en:
La opción de “Inicialización” solo debe utilizarse para casos extraordinarios.